A tutti i partecipanti l'organizzazione offrirà il noleggio gratuito della tunica, della cravatta e, per le edizioni invernali, della sciarpa della Casata di appartenenza.

Gli studenti dovranno provvedere in maniera autonoma al proprio abbigliamento di base che dovrà prevedere necessariamente un pantalone nero (o in alternativa per le ragazze una gonna a pieghe grigia) e una camicia bianca.

Per garantire la massima sicurezza per  i ragazzi tutti i partecipanti verranno alloggiati all'interno della struttura o in strutture adiacenti in camerate da 6 o più posti letto con bagno al piano ad uso esclusivo per ogni camerata.  

Maschi e femmine alloggeranno in zone o stanze separate. 

Nell'opzione camerata non è possibile garantire che i componenti di uno stesso gruppo vengano inseriti nella stessa camera.

E' possibile, nelle strutture che lo permettono tuttavia, fino ad esaurimento disponibilità, richiedere di usufruire di una camera singola, doppia o tripla con bagno in camera, che potrà essere sfruttata anche da maschi e femmine (es. fratelli e sorelle o cugini). 

Per la camera singola è previsto un supplemento di € 100. Per la camera doppia un supplemento di € 50 cad. e per la camera tripla un supplemento di € 25 cad.

Per garantire la sorveglianza e il comfort il numero di posti sarà limitato e non sarà possibile in nessun caso eccedere il limite di posti presenti in struttura.

Per tutta la durata dell'evento saranno garantiti pasti caldi a Colazione, Pranzo e Cena per tutti i partecipanti.

Le strutture sono dotate di ristorante interno o di cucina professionale attrezzata. Una brigata di cucina dedicata in esclusiva si occuperà di preparare i pasti per i tre giorni dell'evento.

In fase di prenotazione segnalate eventuali intolleranze e allergie certificate, sarà nostra cura provvedere a preparare menù personalizzati.

L'evento si svolge più volte all'anno e presso diverse strutture : La Bellotta a Pontenure (PC), Hotel Spiazzi a Gromo (BG), Castello Dal Verme a Zavattarello (PV), Castello di Varano de' Melegari (PR), in queste ultime due location è previsto esclusivamente il pernottamento in camerata presso la palestra comunale.

L'organizzazione sarà a cura di Malastrana Eventi Senza Tempo.

La strutture scelte sono tutte dotate di tutti i comfort necessari ad ospitare attività dedicate a minori come centri estivi oratoriali e attività di gioco di ruolo.

In alcune strutture potrà essere richiesto di provvedere a portare le lenzuola e il sacco a pelo.

N.B. Se per cause indipendenti da Malastrana la location non dovesse essere più disponibile (guasti agli impianti, chiusura a causa covid, cause di forza maggiore) Malastrana riorganizzerà l'evento in una nuova struttura con caratteristiche analoghe, anche in altra provincia.

L'evento è a numero chiuso ed è obbligatoria la prenotazione.

I posti verranno assegnati seguendo l'ordine di data in cui perverranno le prenotazioni.

Una volta prenotato il vostro posto avrete 7 giorni di tempo per confermare la vostra prenotazione provvedendo a versare l'acconto. L'acconto non è rimborsabile salvo l'evento venga annullato dall'organizzazione. Se entro tale termine non si sarà provveduto al pagamento dell'acconto si perderà la priorità acquisita e si dovrà procedere ad una nuova prenotazione.

Il saldo deve essere effettuato entro e non oltre i 15 giorni antecedenti l'evento.  Il diritto di recesso può essere esercitato secondo i termini di legge e nei tempi previsti per legge. La mancata partecipazione all'evento non da diritto a rimborso o voucher.

Durante il campus verranno effettuate delle foto e (solo in alcune edizioni) delle riprese video. 

Il materiale fotografico e video verrà messo a disposizione gratuitamente alle famiglie che hanno partecipato, tramite link sulla nostra pagina facebook. 

Si precisa che le foto hanno il solo scopo di fornire un reportage dell'evento, ed è fornito gratuitamente ai nostri clienti, pertanto NON SI GARANTISCE un numero minimo di foto per bambino, nè primi piani o foto in postazioni photoboot; si precisa inoltre che al fine di garantire la pubblicazione del più alto numero di scatti possibili si utilizzeranno i canali social, che comprimono automaticamente le foto, con le inevitabili ricadute sul piano della qualità dell'immagine .